GESTIÓN DE OFICINAS DE ABOGADOS

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"GESTIÓN DE OFICINAS DE ABOGADOS, Una oficina sin papeles"

Juan C. Saladín Bonilla

Ingeniero industrial egresado de la PUCMM; maestría en Gerencia y Productividad y especialidad en Alta Gestión Empresarial, ambas en UNAPEC; más de cinco años de experiencia en la gestión de oficinas de abogados.

jsaladin@drlawyer.com

RESUMEN:

Las oficinas de abogados deben buscar la eficiencia en el flujo de la información y en el manejo de sus documentos. La implementación de un sistema de "oficina sin papeles" contribuiría a la creación de un entorno más eficiente y productivo.

PALABRAS CLAVES:

Oficina de abogados, papeles, documentos, digitalización, eficiencia y productividad.

INTRODUCCIÓN:

Las oficinas de abogados, más que las de cualquier otra empresa, se encuentran repletas de documentos, muchas veces dispersos y sin ningún orden, lo cual torna improductiva y difícil su gestión: los documentos no aparecen cuando se necesitan, a veces se deterioran por accidentes o por el simple transcurso del tiempo; en ocasiones más frecuentes de lo deseado, se pierden o simplemente se agota el espacio donde colocarlos.

En esas circunstancias, vale preguntarnos qué sistema deberían adoptar las oficinas de abogados para archivar y guardar sus documentos de manera que su búsqueda sea fácil y, además, que se evite su deterioro o pérdida, así como el problema del espacio para archivarlos. Una solución viable sería el sistema de "oficina sin papeles", cuyas características describimos a continuación.

UNA OFICINA SIN PAPELES:

La expresión "oficina sin papeles" (paperless office en inglés) se usó por primera vez en un artículo de la revista Newsweek titulado "The Office of the Future" ["La Oficina del Futuro"] y publicado el 30 de junio de 1975. El concepto de oficina sin papeles se puede definir como la gestión de documentos a través de su digitalización sistemática a fin de solucionar los problemas relacionados con el flujo y el almacenamiento de documentos físicos. Hay que hacer hincapié en el adjetivo sistemático: no basta para establecer el sistema con comprar un escáner y empezar a digitalizar todo lo que entra en una oficina; es imprescindible hacer un análisis previo de las necesidades de la empresa, establecer un orden lógico de almacenamiento y método de búsqueda, adquirir los equipos y programas informáticos y formular y ejecutar el plan de digitalización. En otras palabras, se trata de un proyecto ambicioso y de mediano o largo plazo, que, en el caso de las...