Del protocolo

• Autor: Benjamín Rodríguez Carpio
• Páginas: 191-299

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CAPÍTULO

III

DEL PROTOCOLO

Artículo 33. definiciónycontenidodel protocolo

Artículo 33. Los notarios están obligados a conservar los originales de

las actas auténticas que escrituren y tendrán un protocolo de las mismas. Cuan-

do se trate de legalización de firma sólo deberá hacerse mención del acta corres-

pondiente en un registro que se llevará al efecto.

436. Aquí entramos a un interesante tema del Derecho Notarial: el

protocolo. Para el estudio del pr imer texto referente a esta importante cues-

tión, examinaremos qué debe entenderse por protocolo (§1) y luego deter-

minaremos cuál debe ser su contenido (§2).

§1. Definición del protocolo

437. Curiosamente, a pesar de que la ley pone a cargo de los no-

tarios llevar un protocolo de las actas auténticas que escrituren, no define

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DERECHO NOTARIAL

dicha noción, contrario a alguna LN anterior207. En efecto, en los artículos

siguientes, la ley se limita a indicar cómo ha de estar dividido y otros as-

pectos relativos a la numeración y foliado de los actos, el margen que debe

tener la hoja notarial y otros tópicos. Así las cosas, ¿qué debemos enten-

der por protocolo, en el contexto de la LN? Veamos a continuación algu-

nas definiciones.

438. Según el Diccionario de la Real Academia Española, la palabra

protocolo proviene del bajo latín protocollum, y este a su vez del griego pro-

tokollon; luego lo define como sigue: Ordenada serie de escrituras matrices y

otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia con ciertas

formalid ades. Aunque ese vocablo tiene otras acepciones, sólo nos interesa la

que acabamos de indicar. Al abundar un poco en esa primera noción, citada

del Diccionario de la Real Academia Española, Mora Vargas dice que el sig-

nificado del gr iego protokollon es “ de primera hoja encolada o engomada… lo

que impulsa la idea de que protocolo es una fuente donde se puede hallar la

causa generadora, primera, primitiva o productora de algo”208. En ese mismo

sentido, Guillermo Cabanellas, en su Diccionario Enciclopédico de Derecho

Usual, al tiempo que señala que la palabra protocolo proviene del latín y es-

te a su vez del griego, en la misma forma que acabamos de citar, agrega, de

su propia cosecha, que es el “libro o registro donde el escribano extiende las

escrituras matrices a medida que se van otorgando”209.

§2. Contenido del protocolo

439. Tal y como señala un conferencista dominicano, de la defini-

ción que vimos de Cabanella s, se derivan tres importantes a spectos, que ayu-

dan a comprender el sentido de lo que debe entenderse por protocolo, a la

luz de nuestra LN: Que es un libro-registro (A); Para las escrituras matrices

207 La Ley No. 4037 de 1900 def‌inía el proto colo en su artículo 11, como la colec ción ordenada de las escritu ras

matrices auto rizadas durante el a ño, y los documentos que la s partes anexen, con to do lo cual se formaliza rá en uno o

más tomos, encuadernados y foliados en letras y números.

208 MO RA VARGAS, op. cit ., p. 196.

209 CABANELLAS, Guillermo. Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual. Tomo VI. 20ava. edición. Editorial

Heliasta , Buenos Aires, Arge ntina, p. 489.

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Del Protocolo

CAPÍTULO III

(B); A medida que se van otorgando (C)210. Me detengo brevemente en ca-

da uno de esos enunciados.

A. Libro-registro

440. El protocolo es un libro que se for ma con los originales de las ac-

tas auténticas que el Notario escritura a lo largo de su ejercicio y, como vere-

mos en el artículo siguiente, ese libro se divide en volúmenes correspondien-

tes a cada año calendario. La existencia del protocolo surge de la necesidad

que desde siempre tuvo el género humano de plasmar por escrito la voluntad

de las partes, para que en él se conservara, sin riesgo de pérdida, la constan-

cia, la prueba, de su voluntad inequ ívoca. En efecto, tal y como apunt a un au-

tor costarr icense, la fina lidad principal que se persigue con la imposición a los

Notarios de la obligación de llevar un protocolo, es la conservación de los ori-

ginales de los actos, de tal manera que de estos últimos se ext raigan las copias

certif icadas, de manera que la fuente original per manezca siempre inalterable,

como respaldo evidente, consultable y reproducible en cualquier momento211.

441. En ese mismo orden, el autor que acabamos de citar señala que

el protocolo es el medio corporal donde se archivan, sigu iendo un orden cro-

nológico, los instrumentos públicos que redactan los notarios212 y que, para

efectos prácticos en su manejo, dividimos en volúmenes y tomos. Conside-

ramos oportuno anotar, en consonancia con la idea de conservación y pre-

servación de los documentos notariales, que también se persigue que el do-

cumento perdure, aún después del fallecimiento del Notario, de tal manera

que quienes legalmente posean los originales de dichos actos puedan expe-

dir copias cer tificadas; incluso, la ley no sólo prevé lo que debe hacerse con el

protocolo en caso de pérdida definitiva de la investidura notarial por muerte

del Notario, sino también por renuncia o destitución, además de la forma de

procederse en caso de pérdida temporal de la condición de Notario (cfr. in-

fra, artículos 43, 53, 54, 55 y 62).

210 PUJOLS, Migno lio, op. cit., p. 14.

211 MORA VARGA S, op. cit., p. 197.

212 I bid.